Выдержка из положения об отделе документационного обеспечения и контроля исполнения Законодательного Собрания Иркутской области

            Основные задачи отдела:

1.                Документационное обеспечение деятельности Законодательного Собрания,  включая процессы управления, в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами по делопроизводству и архивному делу.

2.                Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности постоянных комитетов, постоянных комиссий, структурных подразделений аппарата по вопросам делопроизводства и архивного дела.

3.                Организация и сопровождение документационного обеспечения Законодательного Собрания, обеспечение функционирования единой системы делопроизводства в Законодательном Собрания с использованием САДЭД «Дело».

4.                Обеспечение контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины.

5.                Обеспечение режима доступа и использования документной информации.

6.                Обеспечение депутатов Законодательного Собрания, приглашенных на сессию лиц комплектом сессионных документов в сроки, предусмотренные Регламентом.

7.                Организация ведения протоколов заседаний Законодательного Собрания.

8.                Лингвистическая экспертиза правовых актов, иных документов в установленном порядке.

9.                Организация работы с документами после проведения сессии Законодательного Собрания в соответствии с Регламентом Законодательного Собрания Иркутской области.

10.           Обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности Законодательного Собрания, их архивное хранение, а также организация работы архива Законодательного Собрания, постоянно действующей экспертной комиссии по экспертизе документов.

11.           Организация работы служащих отдела, обеспечивающих административно-распорядительную деятельность председателя, заместителей председателя, председателей постоянных комитетов, постоянных комиссий, руководителя аппарата Законодательного Собрания.

 

Основные функции отдела:

1.                Формирование и совершенствование системы делопроизводства в Законодательном Собрании.

2.                Соблюдение установленного действующей Инструкцией по делопроизводству в Законодательном Собрании Иркутской области правил оформления документов и порядка документооборота.

3.                Участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании САДЭД «Дело».

4.                Упорядочение состава документов, оптимизация документопотоков и документооборота в целом.

5.                Регистрация, хранение подлинников распоряжений председателя Законодательного Собрания по основной и административно-хозяйственной деятельности.

6.                Экспедиционная обработка, прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведение справочной работы по ней.

7.                Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

8.                Контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства Законодательного Собрания, анализ состояния исполнительской дисциплины.

9.                Разработка и внедрение в практическую деятельность нормативно-методических документов в области документационного обеспечения.

10.           Подготовка и оформление постановлений Законодательного Собрания, соблюдение установленной процедуры согласования.

11.           Лингвистическая экспертиза правовых актов, иных документов в установленном порядке.

12.           Оформление макетов для официального опубликования областных законов, постановлений Законодательного Собрания, заключений Контрольно-счетной палаты Иркутской области в «Ведомостях Законодательного Собрания».

13.           Документационное обеспечение работы сессий Законодательного Собрания.

14.           Оформление протоколов коллегий, сессий, протокольных поручений сессий Законодательного Собрания.

15.           Подготовка сводной номенклатуры дел постоянных комитетов, комиссий, структурных подразделений аппарата Законодательного Собрания.

16.           Формирование дел отдела и контроль за формированием дел в постоянных комитетах, постоянных комиссиях, структурных подразделениях аппарата Законодательного Собрания.

17.           Организация делопроизводства по обращениям граждан.

18.           Организация работы с документами для служебного пользования (ДСП) в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Законодательном Собрании Иркутской области.

19.           Организация работы служащих отдела, обеспечивающих административно-распорядительную деятельность председателя, заместителей председателя, председателей постоянных комитетов (комиссий), руководителя аппарата Законодательного Собрания.

20.           Экспертиза научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение.

21.           Подготовка документов постоянных комитетов, постоянных комиссий, структурных подразделений аппарата в архив.

22.            Выполнение печатных, копировально-множительных, стенографических работ.

23.            Изготовление печатно-бланочной продукции, печатей, штампов Законодательного Собрания.

24.            Оказание методической и консультативной помощи структурным подразделениям аппарата Законодательного Собрания по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

25.           Выполнение оперативных работ и поручений, связанных с изготовлением специальной полиграфической продукции.

26.           Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами Законодательного Собрания.